Wer als Subunternehmer in Deutschland tätig werden möchte, steht schnell vor einer wichtigen Frage: Welche Unterlagen sind Pflicht, damit der Einsatz reibungslos und legal abläuft? Bauunternehmen legen hier großen Wert auf Vollständigkeit und Rechtssicherheit – und Subunternehmer sollten bestens vorbereitet sein, um Aufträge nicht zu gefährden.

Im Folgenden zeigen wir die wichtigsten Dokumente, die Subunternehmer für Projekte in Deutschland benötigen.

1. Die A1-Bescheinigung – Pflichtnachweis für den Auslandseinsatz

Die A1-Bescheinigung ist das zentrale Dokument für alle entsandten Arbeitnehmer und Selbstständigen innerhalb der EU. Sie bestätigt, dass der Subunternehmer weiterhin im Heimatland sozialversichert ist und nicht doppelt Beiträge zahlen muss.

• Wer braucht sie? Jeder Subunternehmer bzw. Mitarbeiter, der vorübergehend in Deutschland arbeitet.
• Wer stellt sie aus? In der Regel die Sozialversicherungsträger im Heimatland (z. B. in der Slowakei die Sozialná poisťovňa).
• Warum ist sie wichtig? Ohne gültige A1-Bescheinigung drohen hohe Bußgelder – sowohl für das Subunternehmen als auch für den Auftraggeber in Deutschland.

2. UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)

Eine gültige UID-Nummer ist Voraussetzung für grenzüberschreitende Dienstleistungen in der EU. Sie dient als steuerlicher Nachweis, dass der Subunternehmer umsatzsteuerlich erfasst ist.

• Tipp für Auftraggeber: UID-Nummer unbedingt vor Auftragserteilung prüfen (z. B. im EU VIES-System).
• Tipp für Subunternehmer: Immer die aktuelle UID auf Rechnungen angeben, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.

3. Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt

Subunternehmer aus dem Ausland, die in Deutschland arbeiten, benötigen eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG.
Sie bestätigt, dass keine Bauabzugssteuer einbehalten werden muss.

• Ohne dieses Dokument sind Auftraggeber verpflichtet, 15 % der Rechnungssumme einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen.
• Mit gültiger Bescheinigung erfolgt die Auszahlung der vollen Rechnungssumme.

4. Gewerbeanmeldung / Handelsregisterauszug

Subunternehmer müssen belegen können, dass sie ein offiziell registriertes Unternehmen sind – sei es als Einzelunternehmer, s.r.o. (Slowakei) oder s.r.o./s.r.o. GmbH (Tschechien/Deutschland).

• Dokumente sollten aktuell sein.
• Auftraggeber prüfen oft die Rechtmäßigkeit des Unternehmens, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden.

5. Weitere wichtige Nachweise

Neben den Kernunterlagen verlangen Bauunternehmen oft zusätzliche Dokumente, z. B.:

• Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherung
• Nachweis über bestehende Betriebshaftpflichtversicherung
• Ausweiskopien der Mitarbeiter
• Führerscheine oder Nachweise für Maschinenbedienung (z. B. Hebebühnen, Stapler) 

Fazit: Gut vorbereitet = mehr Aufträge

Deutsche Bauunternehmen erwarten von Subunternehmern vollständige und gültige Unterlagen. Wer seine Dokumente griffbereit hat, schafft Vertrauen und erhöht die Chance auf eine langfristige Zusammenarbeit.

Bei Jobflexx achten wir seit 2011 darauf, dass unsere Subunternehmer-Teams alle Unterlagen vollständig vorlegen – damit unsere Auftraggeber Projekte ohne Risiko realisieren können.

👉 Suchen Sie qualifizierte Subunternehmer-Teams mit allen Dokumenten?
Kontaktieren Sie uns unter: vertrieb@jobflexx.com